Bagi tim HR, mengikuti regulasi ketenagakerjaan di Indonesia adalah pekerjaan yang tidak pernah selesai. Aturan bisa berubah sewaktu-waktu: mulai dari ketentuan lembur, hak cuti, hingga tarif PPh 21. Semua itu harus diikuti, dipahami, dan diaplikasikan ke dalam proses HR sehari-hari.
Masalahnya, tidak semua perusahaan punya sistem yang rapi untuk menyesuaikan perubahan ini. Banyak HR masih mengandalkan Excel untuk menghitung gaji, menyimpan data karyawan di banyak file terpisah, atau mengelola cuti secara manual. Hasilnya? Risiko salah hitung, pelanggaran hak karyawan, dan potensi denda menjadi sangat tinggi.
Inilah mengapa HRIS (Human Resource Information System) menjadi solusi penting. HRIS modern seperti HR Desk membantu perusahaan memastikan semua proses HR berjalan sesuai hukum, tanpa beban kerja berlebihan bagi tim HR.
1. Pajak Otomatis yang Selalu Update Aturan
Menghitung PPh 21 manual itu seperti mengurai benang kusut. Harus tahu status PTKP karyawan, menghitung penghasilan kena pajak, menerapkan tarif sesuai lapisan, dan memastikan pembulatan sesuai aturan.
Masalahnya, regulasi pajak tidak statis. Pemerintah bisa saja mengubah tarif atau menambah kategori PTKP kapan saja. Kalau HR harus memantau semua perubahan ini sambil mengurus tugas lain, potensi salah hitung sangat besar.
Dengan HRIS, semua itu otomatis. Sistem akan:
-
Menyimpan profil pajak setiap karyawan.
-
Memperbarui perhitungan sesuai update aturan terbaru.
-
Menghasilkan slip gaji yang sudah memuat potongan pajak akurat.
Hasilnya? Anda tidak perlu khawatir ada selisih perhitungan yang bisa berujung sanksi atau komplain karyawan.
2. Pengelolaan Jam Kerja & Lembur Sesuai UU
UU Ketenagakerjaan di Indonesia mengatur jelas soal jam kerja dan lembur. Misalnya, untuk 6 hari kerja seminggu, jam kerja normal adalah 7 jam per hari atau 40 jam seminggu. Kalau lebih dari itu, dianggap lembur dan harus dibayar sesuai ketentuan.
Masalahnya, banyak perusahaan masih menghitung lembur secara manual dari daftar absensi. Kalau ada karyawan yang pulang lebih malam tapi tidak masuk dalam hitungan lembur resmi, bisa memicu sengketa.
HRIS otomatis mencatat jam masuk & keluar karyawan, membandingkannya dengan jadwal resmi, lalu menghitung lembur sesuai aturan. Tidak ada lagi drama “saya sudah kerja 2 jam lebih lama tapi kok nggak dihitung lembur?”.
3. Data Karyawan Terdokumentasi Rapi
Dalam audit ketenagakerjaan, dokumen adalah segalanya. Kontrak kerja, surat promosi, peringatan, sampai bukti pelatihan harus tersedia dan mudah diakses. Kalau dokumen tercecer di email, hard disk pribadi, atau lemari arsip fisik, risiko hilang atau rusak sangat tinggi.
HRIS menyimpan semua dokumen ini dalam bentuk digital, terorganisir per karyawan. Jadi saat audit datang, Anda tinggal klik, bukan bongkar-bongkar lemari arsip.
4. Pengelolaan Cuti Sesuai Hak Karyawan
Banyak perusahaan yang tanpa sadar melanggar aturan cuti karena sistemnya tidak jelas. Ada yang memotong cuti tanpa dasar, ada juga yang lupa memberikan cuti tahunan penuh.
HRIS secara otomatis mengatur kuota cuti sesuai masa kerja, jenis cuti (tahunan, melahirkan, sakit, dll.), dan mengupdate saldo cuti secara real time. Tidak ada lagi komplain “kok cuti saya kepotong padahal izin resmi?”
5. Laporan Kepatuhan Siap Audit
Ketika ada pemeriksaan dari dinas tenaga kerja atau auditor pajak, laporan adalah senjata utama. HRIS bisa menyiapkan:
-
Rekap absensi dan lembur.
-
Laporan payroll bulanan & tahunan.
-
Data BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan.
Semua ini bisa diunduh dalam hitungan detik. Audit jadi tidak menegangkan, karena semua data rapi dan akurat.
Dengan HRIS, Anda mendapatkan ketepatan data, kepatuhan regulasi tanpa pusing, penghematan waktu signifikan dan ketenangan pikiran bagi tim HR & manajemen.