Mengatur jadwal kerja karyawan menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan yang memiliki jam operasional panjang, banyak karyawan, atau beberapa lokasi kerja. Jika jadwal tidak dikelola dengan baik, masalah seperti kekurangan tenaga kerja, bentrok jadwal, hingga kesalahan pencatatan absensi bisa terjadi.
Dalam pengelolaan waktu kerja, istilah shift dan roster cukup sering digunakan. Keduanya memang saling berkaitan, tetapi memiliki fungsi yang berbeda.
Lalu, apa perbedaan shift dan roster kerja karyawan?
Apa Itu Shift Kerja?
Shift kerja adalah pembagian waktu kerja karyawan ke dalam beberapa periode dalam satu hari. Sistem ini biasanya digunakan perusahaan yang membutuhkan operasional lebih dari satu periode kerja.
Contohnya, perusahaan yang beroperasi selama 24 jam dapat membagi waktu kerja menjadi:
- Shift pagi: 07.00–15.00
- Shift sore: 15.00–23.00
- Shift malam: 23.00–07.00
Pembagian shift membantu perusahaan memastikan operasional tetap berjalan sesuai kebutuhan tanpa mengharuskan seluruh karyawan bekerja pada waktu yang sama.
Jadi, shift lebih berfokus pada pembagian jam atau periode kerja.
Apa Itu Roster Kerja?
Berbeda dengan shift, roster kerja adalah susunan jadwal yang menentukan karyawan bekerja pada hari dan shift tertentu dalam periode tertentu.
Misalnya, perusahaan memiliki tiga shift. Roster kemudian menentukan jadwal masing-masing karyawan:
| Hari | Andi | Budi | Citra |
|---|---|---|---|
| Senin | Pagi | Sore | Libur |
| Selasa | Sore | Malam | Pagi |
| Rabu | Libur | Pagi | Sore |
Dari contoh tersebut, shift menunjukkan jenis periode kerja, sedangkan roster menentukan siapa yang menjalankan shift tersebut dan kapan jadwalnya berlangsung.
Perbedaan Shift dan Roster Kerja
Secara sederhana, perbedaan keduanya dapat dilihat dari fokus pengaturannya.
| Aspek | Shift | Roster |
| Fokus | Periode atau jam kerja | Jadwal masing-masing karyawan |
| Fungsi | Membagi waktu operasional | Menentukan penempatan karyawan |
| Contoh | Pagi, sore, malam | Andi masuk shift pagi Senin |
| Penggunaan | Menjadi pola jam kerja | Jadwal harian, mingguan, atau bulanan |
| Hubungan | Menjadi dasar roster | Menggunakan shift yang tersedia |
Jadi, shift menjawab “kapan periode kerja berlangsung”, sedangkan roster menjawab “siapa yang bekerja pada periode tersebut”.
Mengapa Pengelolaan Shift dan Roster Penting?
Pengaturan shift dan roster yang terstruktur membantu perusahaan menjaga kebutuhan tenaga kerja sekaligus memberikan jadwal yang lebih jelas kepada karyawan.
1. Memastikan Kebutuhan Tenaga Kerja
HR atau supervisor dapat menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada setiap shift berdasarkan kebutuhan operasional.
2. Mengurangi Bentrok Jadwal
Roster yang tersusun dengan baik dapat membantu mencegah karyawan mendapatkan jadwal yang bertabrakan atau posisi tertentu tidak memiliki petugas.
3. Memudahkan Karyawan Mengetahui Jadwal
Karyawan dapat mengetahui kapan mereka bekerja, mendapatkan hari libur, dan menjalankan shift tertentu.
4. Mendukung Pengelolaan Absensi
Jadwal shift dapat menjadi acuan ketika perusahaan melakukan pencatatan dan pemeriksaan kehadiran karyawan.
5. Mempermudah Administrasi HR
Data jadwal kerja dapat berkaitan dengan pengelolaan absensi, lembur, cuti, izin, hingga proses payroll.
Bagaimana Cara Mengatur Shift dan Roster Karyawan?
Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit, jadwal kerja mungkin masih dapat dibuat menggunakan spreadsheet. Namun, pengelolaan menjadi lebih kompleks ketika perusahaan memiliki banyak karyawan, beberapa shift, atau beberapa lokasi kerja.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan HR antara lain:
- Tentukan kebutuhan tenaga kerja setiap periode.
- Buat pola shift sesuai jam operasional.
- Tentukan karyawan yang dapat ditempatkan pada setiap shift.
- Susun roster berdasarkan kebutuhan operasional.
- Periksa kemungkinan bentrok jadwal.
- Sesuaikan roster dengan cuti dan izin karyawan.
- Hubungkan jadwal dengan pencatatan absensi.
- Evaluasi jadwal secara berkala.
Untuk perusahaan dengan jadwal yang kompleks, penggunaan sistem HRIS dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif yang dilakukan secara manual.
Mengelola Shift dan Roster dengan HRIS
Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin besar pula kebutuhan perusahaan terhadap sistem pengelolaan jadwal yang terstruktur.
HR Desk menyediakan fitur Pengaturan Shift & Roster dalam modul Time & Attendance. Modul ini juga mencakup absensi harian, integrasi mesin absensi, Punch Location, lembur, cuti, dan izin.
Dengan pengelolaan yang lebih terintegrasi, HR dapat menghubungkan jadwal kerja dengan proses administrasi kehadiran sehingga pengelolaan karyawan menjadi lebih efisien.
Pengelolaan Shift Roster
Shift dan roster kerja karyawan memiliki fungsi yang berbeda, tetapi saling berkaitan. Shift merupakan pembagian periode atau jam kerja, sedangkan roster merupakan jadwal yang menentukan karyawan bekerja pada shift tertentu.
Pengelolaan keduanya menjadi semakin penting bagi perusahaan dengan sistem kerja bergilir, operasional panjang, banyak karyawan, maupun beberapa lokasi kerja.
Jika perusahaan masih mengatur jadwal secara manual, penggunaan HRIS dapat menjadi pilihan untuk membantu membuat pengelolaan shift, roster, absensi, cuti, izin, dan lembur menjadi lebih terstruktur.
Ingin mengelola shift dan roster karyawan dengan lebih praktis? Hubungi HR Desk dan lihat bagaimana sistem HRIS dapat membantu menyederhanakan administrasi HR perusahaan Anda.
